Feliz 2013! Como anda sua vida? Espero que nesse ano você consiga alcançar algumas das suas metas. Esse artigo é voltado para quem é desorganizado e está ou não ligado ao mundo biblioteconômico. Espero que, ao final dele, o(a) bibliotecário(a) que habita em você possa sorrir agradecido.
O bibliotecário é um profissional que trabalha como um administrador de dados, que também processa e dissemina a informação. Além de catalogar e guardar as informações, ele orienta sua busca e seleção. Cabe-lhe analisar, sintetizar e organizar livros, revistas, documentos, fotos, filmes e vídeos. É de sua responsabilidade planejar, implementar e gerenciar sistemas de informação, além de preservar os suportes (mídias) para que resistam ao tempo e ao uso.
Contudo, a maioria das pessoas (bibliotecários ou não) agem de uma forma improdutiva no seu dia a dia, esquecem de anotar tarefas, perdem tempo procurando objetos, gastando tempo precioso buscando dados no computador. Procurar música em uma playlist é uma agonia, tudo reflexo da falta de organização.
Sua vida é como uma imensa biblioteca e para a informação estar disponível no momento que você a pesquisa, seja na mente ou nos seus arquivos (hd) externos, dependerá em grande parte de como você processa e cataloga essa mesma informação em seus diversos suportes.
Sobre a desorganização
As principais causas da desorganização são:
- O “gene da bagunça” pode ser herdado por quem viveu entre gente desorganizada, em um ambiente desarrumado e desestruturado ou sem rotinas.
- Auto-imagem. Exemplo: quem é perfeccionista espera ter a condição perfeita para se organizar e tende a adiar ou evitar continuamente tarefas que considere mais desafiadoras (na maioria das vezes, o indivíduo não tem consciência de que o comportamento é resultado das crenças a respeito de si mesmo).
- Procrastinação simplesmente.
Existe um nível tolerável de bagunça: quando essa não atrapalha a realização de suas metas, a dar conta dos afazeres do dia a dia (em casa, na escola, no trabalho e no lazer) e a se relacionar com o outro, quando não atrapalha a vida das pessoas com quem convive.
Convenhamos: um pouco de bagunça não faz mal a ninguém. Essa, aliás, é a opinião de pesquisadores que defendem que uma certa desorganização faz mesmo parte da vida. Mas o fato é que um mínimo de organização em casa e no trabalho é essencial para um cotidiano sem muitos tropeços.
Os benefícios vão muito além de uma mesa de trabalho apresentável ou uma casa com tudo em seu devido lugar. Mais organização é o mesmo que mais tranquilidade, mais tempo, menos estresse, menos transtornos em geral, mais credibilidade. E até mais dinheiro garante. Se nada disso convencer os bagunceiros a tomar jeito, a organização também ajuda a tornar os relacionamentos mais civilizados e prazerosos. Afinal, são poucos os que topam conviver com quem não se incomoda com o caos.
Organizando a rotina e sendo mais produtivo
Aqui listo 10 passos fundamentais para a boa organização do seu tempo, das suas coisas e da sua vida em geral.
1) Planejar e Revisar sempre
Uma hora de planejamento pode economizar até 8 horas de trabalho. Criar o hábito de planejar, saber o que está fazendo agora, para onde deve ir e revisar o progresso faz toda a diferença.
2) Tenha uma agenda organizada
Anote todas as tarefas, compromissos e lembretes na agenda, que deve ser o mais importante instrumento de trabalho. Mantenha a agenda sempre a seu lado todo o tempo. De preferência, utilize um smartphone, um dos mais eficientes recursos para a organização pessoal. É importante também planejar a semana na agenda e depois fazer revisões diárias. Isso vai ajudar a diminuir o stress e melhorar a performance no trabalho.
3) Mantenha um arquivo organizado
Encontrar dados, anotações, papéis e documentos fácil e rapidamente é fundamental para quem não quer perder tempo e dinheiro. Crie um sistema que funcione bem pra você, com categorias claras e objetivas.
4) Mantenha seu espaço de trabalho organizado
Procure manter sua mesa, gavetas, arquivos e armários limpos e organizados. Entenda que a bagunça é um grande ladrão de tempo.
5) Mantenha seu computador organizado
Organize sua caixa de entrada de e-mails e procure mantê-la sempre vazia. Tenha seu desktop limpo, seus arquivos corretamente nomeados e suas pastas bem categorizadas. Manter o computador organizado pode garantir uma grande economia de tempo e aumentar a produtividade.
6) Não tente ser um faz tudo
Não tenha o hábito de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Isso diminui a eficiência na realização das tarefas. É importante manter o foco e a concentração em uma tarefa de cada vez para ganhar qualidade e produtividade. Se puder delegar algumas tarefas, delegue.
7) Defina prazos e alarmes
Há várias formas de utilizarmos prazos e alarmes para nos ajudarem a lembrar das coisas ou a não perdermos compromissos. Se você tem tendência a iniciar projetos, mas se distrai com facilidade, alarmes podem ser uma grande ajuda. Quando começar um projeto ou tarefa, defina um tempo e coloque um alarme, por exemplo, para 25 minutos. Se o alarme tocar e você ainda estiver trabalhando no projeto, ótimo! Se não está, o alarme vai te ajudar a lembrar que deve voltar para a tarefa. Mantenha a configuração do temporizador a cada 15 minutos até que você termine o trabalho.
8) Acabe com a bagunça
A desordem é uma das principais barreiras de produtividade. Se você não encontra suas coisas, pode ser porque não tem um espaço limpo e organizado para trabalhar, ou você está estressado com a bagunça e isso pode detonar sua produtividade. Programe um dia (ou horários em dias específicos) na sua agenda para organizar sua mesa e suas coisas. O investimento vai valer a pena.
9) Use a tecnologia a seu favor
Defina que tecnologias são necessárias para o bom andamento do seu trabalho. Algumas podem ser obrigatórias, como um bom computador de mesa ou notebook e conexão básica de Internet. Outras podem ser desejáveis, como uma conexão banda larga de alta velocidade e um smartphone adequado, pois podem melhorar a sua produtividade. Tudo vai depender do tipo de atividade.
10) Organize-se para trabalhar em casa
Quando você trabalha em casa, na maioria das vezes seu maior desafio em manter-se organizado e gerenciando seu tempo é convencer a todos ao redor de que você está trabalhando. Uma posição firme é essencial. Não tente assumir seu papel de pai ou mãe e de profissional ao mesmo tempo. Tenha o material necessário para desenvolver seu trabalho e o armazene estrategicamente em sua mesa ou em um armário próximo, de forma a facilitar a sua vida e economizar o seu tempo.
Agulha3al é hiperativo e faz cousas na vida em demasia, largou a Biblioteconomia, mas a biblioteconomia – essa danada! – continua a fazer parte da sua vida.
