Fui questionado por uma amiga que estava nervosa com a quantidade de “papéis” acumulados em sua residência. Papéis que se referiam aos recibos diversos que em nosso lar temos de organizar e guardar por algum tempo relativos à cobrança de água, luz, gás, telefone (celular) aluguel, internet etc.
Todo final ou início de ano muitas pessoas “fazem a limpa” em seus arquivos domésticos jogando fora grande parte desses documentos.
Mas o caro leitor tem de tomar cuidado com soluções simplistas. Mas como dosar a preocupação de eliminar documentos importantes com a necessidade de nos vermos livres desses papéis que ocupam os espaços de nossos lares?
Primeiramente o amigo leitor tem de tomar cuidado com as reportagens jornalísticas sobre o assunto. Recorro a um exemplo de notícia veiculada no Jornal “O Dia” de 18 de fevereiro de 2000, intitulado “Hora certa de jogar papel fora” com o subtítulo “Saiba por quanto tempo você deve guardar recibos para não ser surpreendido por cobranças de contas já pagas”.
Somente analisando o título e subtítulo já verificamos que o “jornal” citado parece ter “autoridade” para falar sobre o assunto, pois há uma foto com uma possível leitora com um texto abaixo da foto: “ACONSELHAMENTO”. Denise ligou para o ‘O Dia’ para conseguir informações e arrumar seu apartamento” em nenhum momento o “Jornal”, nesta reportagem citou um nome de algum profissional seja, arquivista, contator, técnico em contabilidade ou mesmo advogado, enfim sem referências de autoridade.
Essa reportagem nos dá a impressão que é a opinião do jornal e este está fazendo o papel de profissionais habilitados com autoridade para tal orientação.
Na verdade, caro leitor, os Jornais cometem muitos erros neste sentido quando ignora o senso de autoridade profissional. Faz isso também com assuntos ligados à saúde etc. Mas nestes casos há sempre um profissional que dá consulta ao Jornal, mesmo que suas orientações estejam parcialmente equivocadas.
O Jornal orienta bem quando fala de documentos que já podem ir para a “lata de lixo” como, por exemplo, extratos bancários, recibos de depósitos em bancos, que são de consulta momentânea. Porém não aprofunda a necessidade de o extrato ser rasgado, picotado manualmente e, sim depois ser jogado fora.
Em geral no caso de grandes volumes de recibos de contas etc. serem rasgados ou picotados o ideal é não colocar “fogo” (muito usual). Pode-se, por outro lado, mergulhar a documentação em um balde de água. Sim caro leitor, a água também “queima” o papel. É só deixar de um dia para o outro e depois fazer “bolas” com a documentação encharcada e jogar fora. A água se encarregará de acabar de destruir o que ainda não se destruiu de um dia para o outro.
Queimar papel ou lixo, prática corriqueira nos centros de periferia urbanos, é ruim para o meio ambiente além de o cidadão ao fazer isso em sua residência poder ocasionar acidentes domésticos, incendiar a casa ou mesmo a fumaça intoxicar os moradores e alimentos da casa.
O Jornal “O Dia”, se grande circulação na cidade do Rio de Janeiro, nas chamadas classes C e D, peca quando dizem para ir para a “lata do lixo” “diretamente” recibos de contas de crediário e guias de condomínio alegando que caberia aos órgãos que comprovasse que o cidadão não efetuou o pagamento ou ainda, a possibilidade de ir à agência bancária onde efetuou o pagamento e pedir a consulta aso arquivos bancários.
Caro leitor, a probabilidade de você lembrar-se disso é muito remota. É melhor que o cidadão em 2000, guardasse os recibos dos crediários e guias de condomínio por um ano.
Indo direto ao ponto: O Jornal pecou de fato ao desinformar, um desserviço ao cidadão leitor e à senhora que ligou para o jornal pedido auxílio, quando em uma tabela prática expôs que devemos somente manter as contas de Luz, gás e água por 1 mês e telefone por 3 meses. O correto seria 1 ano aguardando possível documento de resumo anual que as empresas têm de enviar, atualmente. Mesmo naquela época o prazo seria de 1 ano.
A questão é que tudo que você declarar como despesa médica, escolar, enfim, documentos que compuser seu Imposto de renda terão de seguir a temporalidade da declaração do Imposto de renda que é de 5 anos.
Outra coisa que a reportagem não falou foi sobre as notas fiscais de produtos: supermercados – duas semanas (possibilidade de algum alimento estar com problemas, ou faltar algum item que comprara). Farmácias – 1 mês (possibilidade de trocar o remédio se comprou errado); Roupas: 1 mês (se não gostou por ter ganhado ou estava com problemas); Produtos eletrônicos em geral 1 ou dois anos a depender da garantia do fabricante. Pelo código do consumidor temos até três meses para reclamar a devolução dos valores que não foram devidamente ofertados, seja por produtos defeituosos, ou mesmos serviços não prestados.
Mas diante de uma quantidade enorme de documentos o ideal é organizar tudo por ano e por tipos de notas–supermercados, farmácias, roupas, eletrônicos, luz, água, etc. Assim organizado, o arquivo doméstico ficará apto a ser objeto de seleção para descarte com mais racionalização e responsabilidade.
Saudações arquivísticas.
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