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A produção técnico-científica da Biblioteconomia, atualmente, está voltada para a própria produção técnico-científica da Biblioteconomia e de áreas correlatas que se voltam para as instituições, nas formas de lidarem com a informação, nas ferramentas utilizadas, em suas práticas de gestão da informação e de gestão do conhecimento no âmbito institucional. Essas novas abordagens e formas de tratar a informação institucional dão ênfase aos novos meios de aplicação e manuseio das inovações tecnológicas de organizações oriundas da internet.

No século XXI as instituições deixaram visíveis o grande interesse em resgatar, organizar, assegurar e disponibilizar a história da instituição, seus objetivos e suas memórias. Por lidar com o tratamento da informação, pesquisa, preservação, organização, registro e divulgação, compete ao profissional da informação o dever de organizar, projetar e desenvolver a Memória Institucional.

A memória institucional ou centro de memória possui diversos elementos que os consolidam e os definem como memórias, entre eles se destacam: histórico institucional/local; identidade da instituição; formação/definição/consolidação da instituição; geração de informação decisional; suas relações sociais; e a gestão da informação e do conhecimento.

Atualmente, no mundo empresarial e em diversas áreas do conhecimento, a memória institucional é eficaz para garantia de informações estratégicas e fundamental à gestão, ao planejamento organizacional e às tomadas de decisões no âmbito institucional. A memória também possibilita a geração de inovações e a produção de conhecimento para a empresa, além de desempenhar o papel de consolidação de uma identidade para a organização, servindo como um seguro existencial do individuo e de sua coletividade.

Michael Pollak, em seu trabalho Memória e identidade social, afirma que “quando a memória e a identidade estão suficientemente constituídas, suficientemente instituídas, suficientemente amarradas, os questionamentos vindos de grupos externos à organização, os problemas colocados pelos outros, não chegam a provocar a necessidade de se proceder a rearrumações, nem no nível da identidade coletiva, nem no nível da identidade individual. Quando a memória e a identidade trabalham por si sós, isso corresponde àquilo que eu chamaria de conjunturas ou períodos calmos, em que diminui a preocupação com a memória e a identidade”.

Essa identidade deve ser repassada a sociedade através de um instrumento memorável que represente seu contexto, sua cultura e sua socialização. As instituições podem representar grande parte da história humana. Thiesen Magalhães Costa, ao tratar sobre memória institucional em sua tese de doutorado Memória institucional, afirma que a relação da instituição com a sociedade “refletem as formalizações das culturas, daquilo que as diferentes sociedades cultivam como maneira de pensar: hábitos, usos, costumes, comportamento, etc.” Onde mostra a importância de se ter registro, uma memória.

E por se tratar da organização, preservação e recuperação da informação, compete ao profissional da área o dever de projetar e desenvolver uma memória para a instituição. A seguir é apresentada uma metodologia prática e de fácil entendimento para a construção de uma memória para instituições.

Define-se memória institucional como um conjunto de atributos, histórias, momentos e trajetórias que nós mesmos fazemos, formando nossas próprias instituições. “E a memória institucional é o reflexo dessa trajetória, não como mimesis, mas um cristal com suas múltiplas e infinitas facetas.” expressa Costa em sua tese. Sendo assim, ela é formada pelas ações das instituições, seu contexto, suas relações externas e suas trajetórias, que serão visualizadas hoje e no futuro, contextualizando o passado e o presente.

A elaboração da memória institucional vai envolver três dimensões, sendo elas: o Diagnóstico arquivístico; a Seleção informacional; e a Divulgação e controle.

Ao longo do processo de criação da memória institucional as três dimensões devem ser desenvolvidas individualmente para que não haja atropelamentos nas etapas. Preferencialmente realiza-se o Diagnóstico arquivístico. Ele abarca as sub-etapas: elaboração de um diagnóstico arquivístico; levantamento bibliográfico; e levantamentos dos materiais tridimensionais.

Em seguida a dimensão a ser desenvolvida é a Seleção informacional, que se subdivide em: seleção de documentos arquivísticos, seleção de documentos bibliográficos e dos materiais tridimensionais. E a terceira e última dimensão a ser trabalhada é a Divulgação e controle, responsável pelas sub-etapas: exposição; divulgação; e controle de novos materiais, que deve ser tratada continuamente para evoluir a memória da instituição.

O diagnóstico arquivístico será responsável por identificar a abrangência documental e material da instituição, sua tipologia, principais assuntos abordados, funções dos materiais, formas de armazenamento e condicionamento. Sua aplicação se dá através de questionários estruturados, semi-entrevistas e entrevistas pessoais nos setores. O diagnóstico é uma ferramenta de estudo e avaliação de grande eficácia, prática e funcionalidades, sendo usado nas mais variadas áreas.

Descrita pelo próprio nome, a seleção informacional é responsável por ‘filtrar’, selecionar as informações que serão trabalhadas na criação da memória da instituição. Inicialmente o tratamento dessa dimensão parece fácil, no entanto, deve-se levar em consideração o tipo de memória a ser construída – física ou virtual, o que deve ser ‘lembrado’, afinal de contas a memória, tanto pessoal (cerebral) como a que será construída, são formadas por um conjunto de dados, objetos e informações, todos de forma seletiva – não se pode colocar qualquer informação ou objeto em uma memória institucional.

A seleção dependerá do que estiver disponível para o profissional. Há muitas instituições que não guardam registros das atividades e nem objetos de trabalho, o que prejudica no momento de consolidar a memória, mas tem como recolher informações dos funcionários e de documentos da mantenedora

Por fim, a dimensão de divulgação e controle. Essa dimensão envolve os produtos finais que já se encontram definidos e disponibilizados para o memorial. Ela entrará em atividade quando a memória da empresa estiver pronta, realizando o serviço de divulgação/marketing do projeto e controlando o recebimento de materiais que ainda poderão fazer parte do memorial. Uma memória pode estar aberta para recebimento de depoimentos e objetos de antigos funcionários, locais de trabalho ou algo parecido, o que a torna um fluxo constante de alimentação – tudo que chega deve passar pelo diagnóstico e depois pela seleção do que será exposto e o que deverá ser guardado e reorganizado, sendo que o projeto deve passar por constantes divulgações e controle do que chega.

Podemos verificar que as três dimensões abordam todo o desenvolvimento da construção da memória institucional sendo uma dependente da outra. As dimensões orientaram as atividades do profissional da informação, bem como dos demais profissionais, no decorrer do projeto, no planejamento, e na “finalização” das tarefas de forma fundamental, básica e prática. Sempre lembrando que o presente será o passado e que fará parte da memória institucional.

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